Soluzione
I documenti si trovano da soli — l’archivio digitalizzato
Ogni azienda ha una cartella in cui nessuno entra volentieri. Qui i documenti vengono letti dalla macchina al momento del caricamento — e da lì in poi si trovano per quello che c’è scritto dentro.
Qual è il problema oggi
Il contratto è nella casella del titolare, la scansione della fattura in «Documenti2» e il verbale su WhatsApp. Quando arriva una verifica o una contestazione da un cliente, se ne vanno tre ore a cercare un file che tutti si ricordano di aver visto.
Che cosa ricevi
Un archivio elettronico in cui il caricamento è l’unica azione manuale. Il resto — il riconoscimento, l’estrazione dei dati, l’archiviazione dei documenti — si fa da sé.
- Riconoscimento del testo da scansioni e fotografie, con gli accenti e gli apostrofi italiani.
- Estrazione dei campi che contano: parti, importi, date, numero e scadenza.
- Ricerca nel contenuto — «i contratti con clausola penale», non per nome del file.
- Promemoria per le scadenze in arrivo, prima che scadano.
- Chi ha caricato, chi ha visto e chi ha modificato — per ogni documento.
A chi si rivolge
Alle aziende con molti documenti in arrivo su carta o in PDF — studi di commercialisti, edilizia, trasporti, commercio con contratti a lungo termine. Cioè dove il volume è tale che «li mettiamo in ordine in una giornata» non è mai successo.
Domande frequenti
Riconosce le scansioni in lingua italiana?
Sì, accenti e apostrofi compresi, insieme alle firme autografe e ai timbri sopra il testo. La qualità dipende dalla scansione — la foto da telefono di un foglio spiegazzato resta difficile.
Usate l’OCR?
No. L’OCR trasforma l’immagine in testo e si ferma lì — ti resta una sequenza di caratteri da cui qualcuno deve comunque ricavare chi è il fornitore, quale importo è l’imponibile e quale l’IVA. Qui il documento è letto dall’intelligenza artificiale: capisce di che documento si tratta, trova i campi ovunque siano sulla pagina e restituisce dati pronti all’uso. Per questo non chiediamo mai «supportate questo formato di fattura» — un modulo nuovo non richiede nessuna configurazione.
Questo sostituisce il nostro programma di contabilità?
No. Quello resta il posto in cui si fanno le registrazioni. Qui si risolve la domanda che viene prima — dov’è il documento e che cosa c’è scritto.
Possiamo limitare chi vede che cosa?
Sì. L’accesso segue il ruolo, e ogni apertura di un documento lascia traccia.
Carica una cartella e guarda
Non serve metterla in ordine prima. È proprio la cartella disordinata la prova buona.