Informativa sulla privacy — AI-CLOUD Italia

1. Chi tratta i dati

Titolare del trattamento è 3D Code EOOD. I dati identificativi della società e l’indirizzo per la corrispondenza sono nella pagina L’azienda. Per le questioni relative ai dati personali si scrive all’indirizzo e-mail ufficiale pubblicato lì.

2. Dati dai moduli del sito

Quando viene inviato il modulo di contatto, di dimostrazione, di preventivo o il questionario di autovalutazione, registriamo una riga con:

Nome e indirizzo e-mail — obbligatori, perché senza non possiamo rispondere.
Telefono, denominazione dell’impresa e partita IVA — quando vengono compilati; i campi non sono obbligatori ovunque.
Il messaggio e le risposte del questionario.
La pagina da cui è partito l’invio, la provenienza e gli eventuali parametri di campagna presenti nell’indirizzo (utm_source e simili).
L’indirizzo IP e i dati sul browser — per difenderci dagli invii automatici indesiderati e per limitare il numero di invii.
Il testo esatto del consenso accettato e il momento dell’accettazione.

3. Perché conserviamo il testo del consenso

Registriamo parola per parola la formula che stava accanto alla casella di spunta il giorno dell’invio. Il testo del sito cambia; dimostrare il consenso significa dimostrare che cosa è stato accettato allora, non che cosa dice la pagina oggi.

4. Il calcolatore dei crediti

Il calcolatore nella pagina «Prezzi» e nella home page chiede un indirizzo e-mail prima di dare una cifra. Oltre al numero sullo schermo inviamo a quell’indirizzo anche una proposta dettagliata — che cosa abbiamo capito dalla descrizione e come si arriva al sistema finito. Registriamo:

L’indirizzo e-mail e il testo esatto del consenso accettato.
La descrizione scritta dall’Utente e le cifre calcolate a partire da essa.
La pagina, la provenienza e gli eventuali parametri di campagna presenti nell’indirizzo.
L’indirizzo IP e i dati sul browser — per difenderci dagli invii automatici indesiderati.

5. Quanti messaggi manda il calcolatore

Uno. Parte circa un’ora dopo il calcolo ed è l’unico messaggio automatico del calcolatore. Se l’Utente torna e calcola qualcos’altro, il successivo arriva al più presto dopo una settimana — e non mandiamo nulla se nel frattempo abbiamo già iniziato a parlarci. Si fermano definitivamente rispondendo al messaggio con la parola «stop» oppure scrivendo a contact@ai-cloud.it; l’indirizzo entra in un elenco che controlliamo prima di ogni invio. Le stime restano da noi come richiesta, ma la corrispondenza si ferma. Questi indirizzi non li vendiamo e non li cediamo a nessuno.

6. L’assistente di chat sul sito

Nell’angolo in basso a destra di ogni pagina c’è un assistente di chat. Se gli si scrive, registriamo la conversazione — insieme a:

Tutto il testo delle domande e delle risposte — per questo nella conversazione non vanno scritte password, dati personali di altre persone o qualsiasi cosa che non si manderebbe per e-mail.
L’indirizzo IP e i dati sul browser, sul dispositivo e sul sistema operativo.
La posizione approssimativa (città e Paese), ricavata dall’indirizzo IP.
La lingua della conversazione e un identificativo tecnico che lega i messaggi in un’unica conversazione.

7. Come funziona l’assistente di chat

Le risposte vengono da un modello linguistico di Anthropic, al quale inviamo solo la domanda, i messaggi precedenti della stessa conversazione e informazioni pubblicamente disponibili sui nostri servizi. L’assistente non ha accesso all’account, ai pagamenti o alle richieste dell’Utente. La base giuridica è il nostro legittimo interesse a rispondere in fretta alle domande e a verificare che l’assistente risponda correttamente. Usarlo non è obbligatorio — le stesse domande si possono fare per e-mail o al telefono.

8. L’assistente «AI help» dentro l’account

Nell’account c’è un secondo assistente, «AI help», che risponde solo sull’area cliente — a che cosa serve ogni schermata e dove si trova un pulsante. La conversazione con lui NON viene registrata: né da noi, né nel browser. Sparisce appena la pagina viene ricaricata. Al modello linguistico inviamo la domanda, i messaggi precedenti della stessa conversazione, una descrizione delle schermate dell’account e tre informazioni sull’Utente — il ruolo nell’account, se l’account è di un’impresa o di una persona fisica e se l’indirizzo e-mail è confermato. Non inviamo il saldo, le fatture, i progetti o le richieste; l’assistente non vi ha accesso e non può conoscerli. Registriamo solo il contatore — che una domanda è stata posta, da chi e quando, senza la domanda stessa — perché ogni risposta la paghiamo noi e questo è l’unico modo per fermare gli abusi. La base giuridica è il nostro legittimo interesse.

9. Il registro delle visite

Contiamo da soli quante persone leggono il sito, invece di far girare uno strumento di analisi altrui. A ogni apertura di pagina il nostro server scrive una riga:

L’indirizzo IP, insieme ai dati sul browser, sul dispositivo e sul sistema operativo.
La posizione approssimativa (città, provincia e Paese), ricavata dall’indirizzo IP.
La pagina aperta e la sua lingua.
L’indirizzo di provenienza e gli eventuali parametri di campagna al suo interno (utm_source e simili) — così capiamo se un annuncio o una pubblicazione ha avuto effetto.

10. Perché per le visite non c’è un banner

Perché questo registro sta interamente sul nostro server: non installa cookie e non scrive nulla nel browser. Non seguiamo quali altri siti vengono visitati e non uniamo le visite in un profilo permanente — l’impronta tecnica con cui si contano i visitatori del giorno cambia ogni ventiquattro ore, dopodiché la stessa persona non si distingue più da una nuova. La base giuridica è il nostro legittimo interesse a sapere se il sito viene letto e da dove arrivano le persone. Basta un messaggio all’indirizzo indicato sotto per opporsi e smettiamo di registrare le visite.

11. I dati dell’account

Alla registrazione conserviamo l’indirizzo e-mail, il nome, la password (solo come impronta crittografica irreversibile, mai in forma leggibile) e le organizzazioni di appartenenza. Teniamo anche una traccia tecnica degli accessi e delle azioni di amministrazione — chi ha cambiato che cosa e quando.

12. Il registro delle attività nell’account

Registriamo che cosa succede nell’account: l’accesso e l’uscita, la creazione, l’apertura, la messa in pausa e la cancellazione di un progetto, gli inviti e i cambi di ruolo, i pagamenti e le modifiche dell’organizzazione — con data, ora, indirizzo internet e tipo di browser. A parte annotiamo quali schermate del portale sono state aperte (per esempio «Crediti» o «Fatture»), senza il loro contenuto e senza alcun tracciamento del cursore; una schermata si registra al massimo una volta ogni cinque minuti. Il lavoro DENTRO il progetto non si registra qui. La base giuridica è il nostro legittimo interesse a mantenere il servizio, a poter rispondere a una domanda del tipo «chi ha cancellato questo progetto» e a riconoscere un accesso che non era dell’Utente. La registrazione delle schermate aperte si conserva 90 giorni; la traccia delle azioni con conseguenze resta finché esiste l’account, perché è anche una tutela dell’Utente in caso di contestazione.

13. Limitazione dell’accesso in caso di abuso

Se qualcuno abusa del sito, possiamo negare l’accesso da un determinato indirizzo internet o da un determinato dispositivo. L’elenco è manuale: ogni voce è inserita da una persona, per un motivo preciso, e non viene mai creata in automatico da un sistema di profilazione. Registriamo l’indirizzo o il numero tecnico del dispositivo, il motivo, chi l’ha inserito e quando, e per quanto tempo. Del dispositivo conserviamo solo un numero casuale che il browser ha ricevuto da noi — non contiene nulla sull’Utente e non è usato per tracciamento o pubblicità; è descritto anche nella pagina Cookie. La limitazione non impedisce di leggere il sito, ma solo di agire su di esso, e ha una scadenza. La base giuridica è il nostro legittimo interesse a proteggere il servizio e gli altri clienti. Chi ritiene di essere stato colpito per errore — un indirizzo internet è spesso usato da più persone — ci scrive all’indirizzo indicato sotto e lo rimuoviamo.

14. Più account da un solo browser

Annotiamo quando da uno stesso browser vengono usati due o più account. Registriamo il numero casuale del browser (lo stesso aicloud.did della sezione precedente), quali account vi hanno effettuato l’accesso, quando per la prima e per l’ultima volta e se l’account è stato creato da lì. Il motivo è semplice e lo diciamo apertamente: alla registrazione regaliamo crediti, e c’è chi li spende e apre un account nuovo per averne altri. La base giuridica è il nostro legittimo interesse a non pagare due volte la stessa cosa, e il periodo è di 180 giorni dall’ultimo utilizzo. Una sola cosa segue in automatico: i crediti di benvenuto alla registrazione si danno una volta per cliente e una volta per browser — se un account dallo stesso browser li ha già ricevuti, il successivo non li riceve. Registriamo anche questo: che a un account non sono stati dati crediti di benvenuto, quanti e a causa di quale altro account. Nient’altro segue da sé — nessun account viene limitato, congelato o chiuso per una coincidenza del genere senza la decisione di una persona. La coincidenza non è una prova: un computer d’ufficio, un portatile di famiglia o due colleghi nello stesso ufficio appaiono esattamente così. Per questo il mancato accredito dei crediti di benvenuto non incide sull’uso del servizio, sui crediti acquistati né sui diritti riconosciuti dalla legge — e se pensate che ci sia stato un errore, scriveteci e ve li diamo. Le loro condizioni sono nei Termini e condizioni.

15. Dati di pagamento

I pagamenti con carta sono gestiti da Stripe. Il numero della carta non passa mai dai nostri sistemi e non viene conservato da noi. Da Stripe riceviamo la conferma del pagamento e un identificativo della transazione, per accreditare il saldo.

16. Basi giuridiche

Ciascuno dei trattamenti sopra descritti si fonda su una di queste basi:

Consenso — per le richieste dai moduli e per l’indirizzo e-mail lasciato al calcolatore dei crediti. Si revoca in qualsiasi momento, con un solo messaggio.
Esecuzione del contratto — per l’account, per i crediti e per la fornitura del servizio.
Obbligo legale — per i documenti contabili e fiscali.
Legittimo interesse — per la difesa dai contenuti indesiderati e dagli abusi (indirizzo IP, numero di invii, contatore delle domande ad «AI help», elenco degli accessi limitati, nota che più account sono usati dallo stesso browser), per la sicurezza della piattaforma, per le conversazioni con l’assistente di chat e per il registro delle visite.

17. Per quanto tempo li conserviamo

Non conserviamo dati «per ogni evenienza». I termini sono questi:

Richieste dai moduli — fino a 24 mesi dall’ultima comunicazione, poi si cancellano.
Righe identificate come invii indesiderati — fino a 6 mesi, solo perché non siano accettate di nuovo.
Conversazioni con l’assistente di chat — 90 giorni, poi si cancellano in automatico.
Conversazioni con l’assistente «AI help» nell’account — non si conservano affatto. Il contatore delle domande poste (senza il loro testo) si cancella dopo 30 giorni.
Descrizioni inviate al calcolatore dei crediti (nella pagina «Prezzi» o dall’account) — il testo e l’indirizzo IP si cancellano dopo 90 giorni. Restano solo le cifre calcolate, dalle quali nessuno può essere identificato.
L’indirizzo e-mail lasciato al calcolatore, insieme alla descrizione e alla stima — fino a 24 mesi dall’ultima comunicazione, come richiesta arrivata dal sito. Se si chiede la cancellazione dall’elenco, l’indirizzo resta nella lista di esclusione, perché non ci capiti mai più di scrivere per errore.
Registro delle visite — 90 giorni, dopo i quali le righe dettagliate si cancellano in automatico. Resta solo un riepilogo giornaliero (numero di visite per pagina, Paese e provenienza), che non contiene indirizzi IP e nel quale nessuno può essere identificato.
Segnalazioni di sospetto abuso — 90 giorni. Dove una segnalazione ha portato a una misura contro un account, il testo, l’indirizzo IP, la posizione approssimativa e la nostra risposta si conservano 2 anni, per poter mostrare su che cosa si è fondata la decisione in caso di contestazione. Dopo restano solo il tipo di segnalazione e il Paese.
Voci di accesso limitato (indirizzo internet o numero di dispositivo) — finché la limitazione è in vigore e 180 giorni dopo la sua scadenza o revoca, per sapere che cosa è già stato fatto nello stesso caso. Poi si cancellano definitivamente.
La nota che più account sono usati da uno stesso browser — 180 giorni dall’ultimo utilizzo dell’account da quel browser. Poi si cancella definitivamente, insieme al numero del browser stesso.
La registrazione che a un account non sono stati dati crediti di benvenuto e a causa di quale altro account — finché l’account esiste. È una registrazione che riguarda denaro, non un browser: si conserva per poter rispondere a chi chiede perché, e non contiene il numero del browser.
Copie dei messaggi che abbiamo inviato (conferme, fatture, notifiche) — 12 mesi, poi si cancellano in automatico. I collegamenti monouso per l’accesso e per la nuova password non si conservano in queste copie.
Richieste di assistenza aperte dall’account e le conversazioni relative — finché la richiesta è aperta e 24 mesi dopo la sua chiusura, poi si cancellano in automatico insieme ai messaggi contenuti.
Dati dell’account — finché l’account esiste e fino a 6 mesi dopo la sua chiusura.
Documenti contabili e fiscali — 10 anni, come richiede la legge bulgara, alla quale è soggetta la società che emette le fatture.
Registri tecnici di sicurezza — fino a 12 mesi.

18. A chi li comunichiamo

Non vendiamo dati personali e non li mettiamo a disposizione di terzi per finalità pubblicitarie. Ci avvaliamo dei fornitori qui sotto, ciascuno sulla base di un contratto e solo per quanto indicato:

Un fornitore di infrastruttura di intelligenza artificiale e di hosting — conservazione ed elaborazione dei dati nella piattaforma. I dati a riposo si trovano nell’Unione europea (Francoforte).
Fornitori di modelli linguistici — OpenAI, Anthropic e Google. A loro arriva solo il testo inviato per l’elaborazione, e solo perché la risposta possa essere prodotta.
Stripe — gestione dei pagamenti con carta.
Un fornitore di servizi e-mail — invio di conferme, notifiche e risposte.
Dove il trattamento avviene fuori dallo Spazio economico europeo — come può accadere nell’elaborazione da parte del modello linguistico — esso si fonda sulle clausole contrattuali tipo della Commissione europea.
Se cambia un sub-responsabile che tratta dati personali, lo comunichiamo con almeno 14 giorni di anticipo.

19. I dati non addestrano i modelli

Nulla di ciò che viene inviato o creato nella piattaforma è usato per addestrare o riaddestrare modelli di intelligenza artificiale — né da noi, né dal fornitore dell’infrastruttura, che ha assunto per iscritto questo impegno nei nostri confronti. I dati sono trattati solo perché l’Utente riceva la risposta che ha chiesto.

20. I diritti dell’interessato

Ai sensi del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) l’interessato ha diritto:

di accedere ai dati che lo riguardano;
di chiedere la rettifica dei dati inesatti;
di chiederne la cancellazione;
di chiedere la limitazione del trattamento;
di opporsi al trattamento fondato sul legittimo interesse;
di ricevere i dati in un formato leggibile da dispositivo automatico, per portarli altrove;
di revocare il consenso in qualsiasi momento, senza che ciò pregiudichi la liceità del trattamento fino a quel momento.

21. Come si esercitano

La richiesta si invia all’indirizzo e-mail ufficiale o all’indirizzo di corrispondenza indicati nella pagina L’azienda. Rispondiamo entro un mese. Chi ritiene che i suoi dati siano trattati illecitamente può proporre reclamo all’autorità di controllo del nostro Paese — la Commissione per la protezione dei dati personali (KZLD), Sofia, cpdp.bg. L’interessato che si trova in Italia ha inoltre il diritto, ai sensi dell’art. 77 del GDPR, di rivolgersi al Garante per la protezione dei dati personali, Piazza Venezia 11, 00187 Roma, garanteprivacy.it, PEC protocollo@pec.gpdp.it. In Italia il GDPR è integrato dal Codice in materia di protezione dei dati personali (D.lgs. 30 giugno 2003, n. 196, come adeguato dal D.lgs. 101/2018); il reclamo al Garante è disciplinato dagli artt. 140-bis e seguenti dello stesso Codice e non costa nulla.

22. Cookie

Il sito non installa cookie di tracciamento e non mostra un banner di consenso, perché non c’è nulla per cui chiedere il consenso — nemmeno il registro delle visite di cui sopra scrive qualcosa nel browser. L’inventario completo di ciò che il browser conserva si trova nella pagina Cookie.

23. Decisioni automatizzate

Il punteggio del questionario di autovalutazione è indicativo e non porta a una decisione automatizzata con effetti giuridici sull’Utente. Nessun account è approvato, rifiutato o limitato in automatico sulla base di una profilazione.

24. Sicurezza

Applichiamo misure tecniche e organizzative proporzionate al rischio: connessioni cifrate, accesso separato per ruoli, registro delle azioni di amministrazione e conservazione delle password solo come impronta irreversibile. In caso di violazione dei dati personali informiamo l’autorità di controllo e le persone interessate, come richiede il GDPR; il fornitore dell’infrastruttura si è impegnato a informarci entro 72 ore. Non abbiamo una certificazione nostra — i certificati ISO/IEC 27001 e SOC 2 appartengono al fornitore cloud, non a noi. La descrizione completa delle misure, comprese quelle che ancora non abbiamo, si trova nella pagina Sicurezza dei dati. Se attraverso la piattaforma si trattano dati personali di clienti o dipendenti propri, si applica anche il Contratto sul trattamento dei dati personali.

25. Minori

Il servizio non è destinato a persone sotto i 18 anni e non raccogliamo consapevolmente i loro dati. Se veniamo a sapere di aver ricevuto i dati di un minore, li cancelliamo.

26. Modifiche a questa informativa

Quando cambia il trattamento — per esempio se un giorno aggiungessimo uno strumento di analisi di terzi — questo testo si aggiorna prima della modifica, non dopo. La data dell’ultima revisione è all’inizio della pagina.